Prestar alojamento temporário em Portugal a hóspedes estrangeiros exige cumprir obrigações legais rigorosas. O principal instrumento para isso é o boletim de alojamento enviado eletronicamente através do SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento) ao SEF, agora integrado no AIMA. Este guia detalhado mostra tudo o que precisa saber: desde criar conta no SIBA, registar a sua unidade, submeter os boletins corretamente, escolher o modo de envio adequado até evitar erros e coimas. Acompanhe este percurso e assegure o cumprimento da lei de forma simples e segura.

1. Criar conta e registar a unidade no SIBA

Para começar a comunicar hóspedes estrangeiros ao SEF/AIMA, deve primeiro registar a sua unidade no SIBA. Aceda ao portal siba.sef.pt e, na Área Reservada, escolha a opção para registo. Terá de fornecer dados como NIF, designação da entidade exploradora, morada completa do alojamento (pesquisada pelos “binóculos”), CAE de atividade, e contactos válidos — preferencialmente um número de telemóvel português e o email correto para receber acessos.

Dentro de 48 horas, o sistema enviará por email uma chave de ativação. Aguarde esse aviso e não tente registar novamente os mesmos dados, pois isso poderá criar duplicados, complicando o processo. Se precisar de atualizar dados como NIF ou morada, ou de solicitar nova chave — especialmente após alterações na gestão do imóvel — deve contactar directamente o SIBA via siba@sef.pt, inserindo o NIF, nome e número da unidade, e explicando a situação.

2. Modos de envio dos boletins de alojamento

Após o registo, deve optar por uma das três formas de comunicação de hóspedes ao SEF/AIMA: o envio manual via portal (Portal Web), carregamento de ficheiros (upload) ou integração automática via Web Service. A forma Portal Web é ideal para quem não usa software de gestão e permite inserir manualmente os dados de cada hóspede — uma solução adequada para poucos alojamentos ou baixos volumes.

Para quem utiliza software de gestão, o upload de ficheiros é uma opção intermédia: exporta dados e carrega um ficheiro padrão no portal. Já o web service permite comunicação automática dos boletins no check-in, ideal para quem procura poupar tempo e evitar erros manuais. Se quiser mudar de método, basta enviar um pedido por email a siba@sef.pt indicando o NIF, nome da unidade e novo modo de envio.

3. Como preencher corretamente o boletim

O boletim exige informação completa sobre cada hóspede estrangeiro: nome completo, nacionalidade, data de nascimento, tipo e número de documento, país emissor, residência e datas de entrada e saída. O prazo legal para envio é de até três dias úteis após o check-in ou, se já tiver ambos os dados, nesse período. Em caso de atraso ou erro — como omitir a data de saída — terá de submeter um novo boletim. Uma comunicação incompleta ou fora prazo pode gerar coimas entre 100 € e 2 000 € por hóspede.

Para evitar falhas, muitos anfitriões preferem gerar um formulário digital ou papel que os hóspedes preenchem no momento do check-in, depois transcrito no SIBA. Ferramentas de check‑in online também recolhem automaticamente esses dados e integram-se com o SIBA, reduzindo erros e cumprindo o RGPD.

4. Correções, apoio técnico e consequencias do incumprimento

Se perder o acesso ao portal, precisar de atualizar dados, cancelar uma conta ou alterar o modo de envio, deve entrar em contacto com o SIBA por email. Forneça o NIF, número da unidade e uma explicação clara — o retorno chega normalmente dentro de dois dias úteis.

O incumprimento das regras de comunicação gera riscos sérios. A falta de registo ou envio tardio pode resultar em coimas que vão até 2 000 € por boletim e várias penalizações administrativas, incluindo bloqueio da conta. Para evitar problemas, considere integrar um serviço automático que assegure a conformidade e forneça notificações e histórico de submissões.

Comunicar os dados de hóspedes estrangeiros ao SEF/AIMA via SIBA é uma obrigação legal fundamental para qualquer alojamento local em Portugal. Comece por registar a sua unidade corretamente, selecione o método de envio mais prático para o seu volume de ocupação, preencha os boletins rigorosamente dentro do prazo e saiba como corrigir erros ou solicitar apoio técnico ao SIBA. Com organização, boas práticas e possível automação, evita coimas e assegura uma operação profissional e conforme o enquadramento legal.