Quem recebe hóspedes em Portugal deve conhecer um conjunto de obrigações legais que vão além de proporcionar um espaço confortável. As exigências legais abrangem o registo de turistas estrangeiros, o cumprimento de normas de proteção de dados, a emissão de documentação correta e a observância de regras de convivência. Este guia detalhado explica‑lhe as responsabilidades do anfitrião em cada fase da estadia, ajudando‑o a evitar multas, a proteger os seus hóspedes e a manter a reputação do seu alojamento local dentro da lei.

1. Registo no SEF/AIMA de hóspedes estrangeiros

Quando recebe hóspedes estrangeiros que pagam por uma estadia, tem o dever legal de efetuar o registo junto do SEF — agora integrado no AIMA. Este processo exige que preencha um boletim de alojamento com dados pessoais (como nome completo, nacionalidade, data de nascimento, número e tipo de documento, país emissor, país de residência e datas de entrada e saída) para cada hóspede, incluindo crianças e bebés.

Este registo deve ser feito antes ou durante o check‑in, mas sempre dentro do prazo de três dias úteis após o início da estadia. O anfitrião que falhe neste procedimento arrisca multas tanto pela omissão de hóspedes como por dados incorretos. Além disso, pode recusar‑se a alojar quem não apresentar documentos válidos, recorrendo às autoridades se necessário.

2. Proteção de dados e cumprimento do RGPD

A recolha e armazenamento de dados pessoais dos hóspedes implicam obrigações rigorosas ao abrigo do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD). Estes dados — que incluem documentos de identificação, domicílio ou nacionalidade — devem ser tratados de forma transparente, segura e apenas para os fins permitidos pela lei.

O anfitrião deve informar o hóspede sobre a finalidade da recolha, o tempo de conservação dos dados e os seus direitos, garantindo o acesso e, se solicitado, a eliminação de informações pessoais. Para cumprir estes requisitos, é essencial usar software seguro, manter políticas claras de privacidade e adotar boas práticas de armazenamento e eliminação de registos sensíveis.

3. Faturação e obrigações fiscais

Sempre que houver remuneração, é obrigatória a emissão de recibo ou fatura. Para rendimentos abaixo de 50 000€, o regime de faturação eletrónica não é compulsório, mas se ultrapassar esse valor ou faturar a entidades públicas, deve usar software certificado, incluindo SAF‑T e ATCUD, bem como preparar‑se para passar a usar assinatura digital a partir de 2026.

Além disso, o anfitrião deve comunicar à Autoridade Tributária os rendimentos (categoria B ou F), tratar do IVA à taxa reduzida de 6% e assegurar o pagamento e declaração da Taxa Municipal Turística onde aplicável. A correta gestão fiscal evita penalizações e reforça a reputação profissional.

4. Cobrança da taxa municipal turística

A taxa municipal turística deve ser cuidadosamente discriminada na confirmação da reserva e opcionalmente cobrada no check‑in. Como estas taxas variam consoante o município, cabe ao anfitrião o cálculo correto, a comunicação ao hóspede e o envio à Câmara Municipal dentro dos prazos definidos.

Guardar os comprovativos dessa transação é também essencial, não só como garantia em caso de auditoria mas também para proteger o negócio. Um processo bem gerido diesenha transparência e confiabilidade, especialmente se optar por delegar esta tarefa a uma plataforma ou software especializado.

5. Sinalização e normas de comportamento

Embora as normas de comportamento sejam principalmente da responsabilidade dos hóspedes, o anfitrião deve ter um “Livro de Regras” à disposição, onde descreve regras de silêncio, uso de áreas comuns e normas de segurança ou higiene. Essas regras podem estar num guia impresso no alojamento ou enviadas digitalmente antes da chegada.

Colocar sinalização visível em zonas como piscina, lavandaria ou entrada, ajuda a esclarecer rapidamente inconvenientes ou riscos. Esta transparência desde o início evita conflitos e aumenta a perceção de profissionalismo na relação com os hóspedes.

Cumprir as obrigações legais dos hóspedes é um sinal claro de responsabilidade e profissionalismo. Além de evitar multas por incumprimento no registo no SEF/AIMA, no tratamento de dados, na faturação ou na cobrança de taxas, fortalece a confiança do hóspede e a reputação do seu alojamento. Utilize sistemas de gestão, políticas claras e apoio tecnológico para simplificar estes processos, focando-se naquilo que realmente importa: proporcionar experiências de qualidade com segurança jurídica.